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Was kostet Prozessautomatisierung für kleine Unternehmen?
5. Juni 2026
Die ehrliche Antwort auf die Titelfrage lautet: zwischen 800 und 7.500 Euro, je nachdem, wie viel Sie auf einmal angehen. Ich schreibe das gleich am Anfang hin, weil kaum jemand in dieser Branche es tut. Auf den meisten Websites steht «Preis auf Anfrage», und Sie müssen erst ein Verkaufsgespräch führen, um eine Zahl zu hören. Das halte ich für Unsinn.
Warum die meisten keine Preise nennen
Es gibt einen legitimen Grund und einen weniger legitimen. Der legitime: Jedes Projekt ist anders, und eine Zahl ohne Kontext kann in die Irre führen. Der weniger legitime: Wer keine Preise nennt, kann den Preis an der Zahlungsbereitschaft des Kunden ausrichten. Ich finde, damit fängt eine Zusammenarbeit schlecht an. Deshalb stehen meine Preise offen auf der Leistungsseite.
Die drei Preisstufen und was dahintersteckt
Ein Audit mit Roadmap kostet 800 Euro. Zwei Tage, in denen ich mir Ihre Abläufe ansehe und Ihnen danach schwarz auf weiß sage, was sich zu automatisieren lohnt, was nicht, und in welcher Reihenfolge. Wenn Sie danach nichts mit mir machen, haben Sie trotzdem eine belastbare Entscheidungsgrundlage.
Ein erster Workflow kostet 1.500 Euro und ist nach fünf Arbeitstagen produktiv. Das ist der beliebteste Einstieg, weil Sie für überschaubares Geld sehen, wie ich arbeite und ob die Chemie stimmt.
Die drei Pakete liegen zwischen 3.900 Euro (Lead Flow) und 7.500 Euro (Quote-to-Cash). Hier geht es nicht mehr um einen einzelnen Ablauf, sondern um einen kompletten Prozess vom Anfang bis zum Ende.
Woran der Preis wirklich hängt
Drei Dinge treiben den Aufwand, und keines davon ist die Anzahl Ihrer Mitarbeiter.
Erstens: Wie viele verschiedene Systeme reden mit? Ein Ablauf, der nur E-Mail und eine Tabelle berührt, ist schnell gebaut. Sobald ein altes Warenwirtschaftssystem ohne saubere Schnittstelle dabei ist, wird es aufwändiger.
Zweitens: Wie klar ist der Ablauf heute? Wenn Sie mir in zwei Sätzen erklären können, was passieren soll, sparen wir beide Zeit. Wenn der Prozess selbst noch chaotisch ist, müssen wir ihn erst sortieren, bevor man ihn automatisieren kann.
Drittens: Standard oder Sonderfall? Vieles lässt sich mit n8n zusammenstecken. Manches braucht eigenen Python-Code, etwa wenn eine Rechenlogik dahintersteckt, die es als fertigen Baustein nicht gibt.
Ab wann es sich rechnet
Rechnen wir es an einem nüchternen Beispiel durch. Angenommen, in Ihrem Büro gehen pro Woche fünf Stunden für das Hinterhertelefonieren bei Anfragen und das Zusammensuchen von Angebotsdaten drauf. Bei einem intern angesetzten Stundensatz von 40 Euro sind das 200 Euro pro Woche, also gut 10.000 Euro im Jahr. Ein Lead-Flow-Paket für 3.900 Euro hat sich in diesem Fall in weniger als einem halben Jahr bezahlt gemacht, und danach spart es weiter.
Diese Rechnung stimmt nicht immer. Wenn bei Ihnen nur eine Stunde pro Woche draufgeht, lohnt ein großes Vorhaben möglicherweise nicht. Die genannten Formate und Beträge sind derzeit nur Preisorientierung, keine buchbaren Leistungen.
Ein Wort zu Förderung
Kleine Unternehmen in Baden-Württemberg können für Digitalisierungsprojekte Zuschüsse bekommen. Das verschiebt die Rechnung noch einmal deutlich zu Ihren Gunsten. Ob Ihr Vorhaben passt, klären wir am besten direkt, weil die Bedingungen sich ändern.
Wenn Sie ein ähnliches Thema haben, können Sie es unverbindlich mitteilen. Das hilft, den Bedarf für einen späteren offiziellen Start einzuordnen.